Proyecto
TOUS Heritage pretende ser un espacio de reunión, abierto a todos y en constante construcción a través del que compartir, experimentar, inspirar y crear complicidad entre clientes, empleados y el conjunto de la sociedad, invitándoles a viajar por el pasado, presente y futuro de la compañía.
Espacio expositivo del Museo TOUS Heritage. Fondo Joyería TOUS, S.A.
Contexto y definición del proyecto.
TOUS HERITAGE es el resultado del desarrollo del sistema global para la conservación, explotación y comunicación del patrimonio histórico (Entreprise heritage) de JOYERIA TOUS, S.A.
Contexto del proyecto.
La estrategia de creación del proyecto TOUS HERITAGE debe entenderse en el contexto de los valores de la compañía.
La finalidad de TOUS HERITAGE es explicar la trayectoria histórica de TOUS con evidencias demostrables, con una narrativa creativa e innovadora, y que permita a la compañía dotarse de un instrumento diferenciador de comunicación corporativa en el sector.
Definición del proyecto.
Los parámetros que definen el proyecto TOUS HERITAGE son:
Visión.
Percibir el patrimonio histórico-empresarial de TOUS como un elemento importante de la empresa, que esta puede integrar como un activo intangible.
Misión.
Documentar, inventariar, difundir y poner en valor el patrimonio histórico-empresarial de TOUS basándose en criterios de tradición artesana, excelencia, emoción e innovación.
Valores.
Perspectiva global del concepto patrimonio histórico-empresarial / Innovación / Uso de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) / Profesionalidad / Enfoque global responsable / Sostenibilidad
Objetivos.
Preservar la memoria y la identidad corporativas fomentando la investigación, la conservación, la difusión y la puesta en valor del patrimonio histórico-empresarial de TOUS.
Promover nuevos usos (económicos, sociales, culturales, etc.) de los bienes del patrimonio histórico-industrial de TOUS bajo criterios de responsabilidad social.
Favorecer el conocimiento sobre la evolución del diseño, fabricación, uso social, etc. de productos de nuestro pasado inmediato y de nuestra realidad sociocultural mediante el patrimonio histórico-empresarial de TOUS.
Potenciar el uso de las TIC y acciones de innovación y transferencia del conocimiento mediante la documentación y difusión del legado histórico-empresarial de TOUS.
Equipo de trabajo.
TOUS HERITAGE es fruto del trabajo en equipo de los departamentos de la compañía, de las personas relevantes en la historia de la empresa y del equipo promotor del proyecto.
El punto de partida para la formación del equipo de trabajo ha sido interrelacionar e integrar las diferentes perspectivas, necesidades y expectativas de todas las partes interesadas con el fin de conseguir un proyecto realmente corporativo.
El liderazgo del proyecto TOUS HERITAGE es del Departamento Comunicación Corporativa (formado por la vicepresidenta corporativa, Rosa Tous Oriol, la responsable de Comunicación corporativa, Teresa Copano López y la técnica de Archivo corporativo, Anna Mas Espinalt).
El diseño, planificación y ejecución del proyecto forma parte de la función de la Dirección técnica del proyecto (formada por el profesor Jordi Andreu i Daufí, de la Facultat d’Informació i Mitjans Audiovisuals de la Universitat de Barcelona y de Carmen García Meilán, técnica del proyecto).
La aportación de materiales para la construcción del proyecto y la asesoría en la contextualización de la actividad de negocio es función de la Comisión del Proyecto TOUS HERITAGE (formada por representantes de los departamentos de la compañía).
La función de ejecución arquitectónica y de elaboración de materiales para la comunicación de los contenidos es respectivamente de los departamentos de Proyectos y Márketing.
Valores corporativos de TOUS.
Criterios de diseño del proyecto.
TOUS HERITAGE es un proyecto de carácter corporativo y por esa razón los criterios de diseño están determinados por el propósito de la compañía. El empeño del proyecto es ser un instrumento útil para substanciar el propósito corporativo y a la vez ser un producto atractivo para la difusión del mismo. El eje vertebrador de la narrativa del discurso en TOUS HERITAGE son los valores corporativos. El cumplimiento de los valores corporativos no puede fiarse a una percepción, a un punto de vista interno o externo. Como en cualquier actividad de un proceso de negocio la conjetura debe ceder el paso a la evidencia. TOUS HERITAGE permite a la compañía mostrar el “rastro de su actividad” a lo largo de la historia de TOUS.
Ese “rastro” puede explicarse de forma más tradicional, a modo de relato a través de la línea temporal de los hechos (secuencia cronológica) o bien de forma más innovadora, como es el caso de TOUS HERITAGE, que muestra los hitos esenciales de la historia de TOUS explicados en clave de cumplimiento de los valores de la compañía.
En TOUS HERITAGE la persona que se interesa por la historia de TOUS puede conocerla como quien se sitúa ante un escaparate o bien accediendo a la trastienda (base de datos del Archivo Histórico) y navegando directamente en el fondo documental de la compañía.
Metodología de desarrollo del proyecto.
El proyecto TOUS HERITAGE se ha desarrollado en el período comprendido entre febrero de 2015 y diciembre de 2019 y se ha estructurado esencialmente en dos fases precedidas de una fase de comunicación interna del proyecto. A continuación, se resumen las fases del desarrollo del proyecto, características técnicas y los entregables vinculados a las mismas:
Fase 0: Fase previa: Comunicación del proyecto.
EntregablesPlan de comunicación del proyecto en el que se definen de las pautas y estrategias de comunicación a nivel corporativo del proyecto TOUS HERITAGE.
Fase 1: Inventario del fondo documental y de la colección museística.
· Fase A: Identificación de los productores
· Fase B: Elaboración del sistema de clasificación
· Fase C: Elaboración del sistema de descripción de la documentación y objetos
· Fase D: Instalación de la documentación y objetos
Catálogo de autoridades del fondo y de la colección
Cuadro de clasificación del fondo y de la colección [taxonomía de funciones y actividades de la empresa]
Mapa de series documentales
Catálogo informatizado de la documentación y objetos
Adecuación del espacio y del equipamiento físico para el depósito de la documentación y los objetos
Manual de procesos para la gestión del patrimonio documental de TOUS
Fase 2: Creación del espacio TOUS HERITAGE.
· Fase A: Investigación previa sobre el proyecto museístico
· Fase B: Elaboración del proyecto museístico
· Fase C: Montaje de la muestra
Manual del proceso de digitalización de los documentos y objetos de TOUS HERITAGE
Catálogo informatizado de la documentación y objetos: base de datos y asociación de imágenes
Página web del patrimonio histórico-empresarial de TOUS
Muestra virtual permanente del patrimonio histórico-industrial de TOUS
Archivo Histórico TOUS. Sala de consulta y depósito. Fondo Joyería TOUS, S.A.
Resultados del proyecto.
El proyecto TOUS HERITAGE ha alcanzado los objetivos programáticos previstos y estos se han materializado en tres categorías de resultados (outputs):
• Creación e implementación del subsistema de gestión de la documentación y objetos semiactivos e históricos de la compañía.
• Creación del espacio virtual: página web TOUS HERITAGE
• Creación del espacio físico: Museo y Archivo Joyería TOUS
Creación e implementación del subsistema de gestión de la documentación y objetos semiactivos e históricos de la compañía.
La construcción de TOUS HERITAGE ha comportado la creación e implantación de una parte del sistema de gestión documental de la compañía: el susbsistema de gestión de la documentación y objetos semiactivos e históricos (SGDOSH).
Para la implantación del SGDOSH la compañía ha creado y dotado con personal técnico especialista el Archivo Histórico corporativo que, conjuntamente con la Dirección técnica del proyecto, ha diseñado e implantado la automatización de los procesos y procedimientos técnicos para el subsistema de gestión de la documentación y objetos semiactivos e históricos (SGDOSH).
En cuanto a la automatización del proceso técnico, el proyecto TOUS HERITAGE ha trazado una estrategia basada en la integración, interoperabilidad y facilidad de escalado de la tecnología seleccionada dentro del marco del sistema de información de la compañía. Con ese fin se ha adoptado la tecnología Sharepoint para la gestión documental de TOUS HERITAGE.
La herramienta se ha parametrizado para:• Utilizar las funcionalidades que esta ofrece por defecto (colaboración, gestión documental, seguridad…) sin necesidad de crear una aplicación específica para TOUS HERITAGE.
• Utilizarla como recurso para gestionar y almacenar la documentación que deben contener los archivos semiactivo e histórico de la compañía.
• Controlar el acceso a la documentación mediante la definición de perfiles que delimitan las acciones que puede realizar la persona usuaria del sistema.
• Estructurar la organización de la documentación por fondos y series y gestionarla por departamentos.
• Reglamentar el ciclo de vida de la documentación. Al cumplirse unas determinadas condiciones (fecha del documento, plazo de conservación, etc.) la documentación se transfiere a un espacio público para la consulta en la web pública.
• Comunicar, difundir i explotar contenidos de forma integrada, accesible y usable desde la web pública de TOUS HERITAGE (por ejemplo, acceso directo al catálogo automatizado del Archivo Histórico de la compañía)
Creación del espacio virtual: página web TOUS HERITAGE.
La estructura de la web se compone de 6 espacios: Historia en valores, Museo, Archivo, Cronología, Rosa Oriol & Tous y finalmente el presente espacio Proyecto en el que se define el proyecto TOUS HERITAGE.
En el espacio Historia en valores, en cumplimiento de los criterios de diseño del proyecto, la persona visitante accede al relato de la trayectoria histórica de TOUS con evidencias demostrables al hilo de los valores corporativos. Esas evidencias son los documentos que a lo largo de su existencia la compañía ha generado y/o recibido y que son resultado y prueba de sus procesos de negocio. Sin embargo, no siempre las empresas conservan en sus archivos todos los documentos que atañen a su actividad, especialmente, aquella más incipiente. En ocasiones es necesario recurrir a otras instituciones que conservan esa documentación. Este proceso de investigación también se ha dado en este proyecto y por ello aparecerán en Historia en valores documentos cuya tipología y procedencia no se hallan normalmente en los fondos documentales de una empresa.
En el espacio Museo la persona visitante podrá conocer el conjunto de objetos que conforman la colección museística de TOUS. La visita virtual de la colección del museo TOUS se puede realizar con el mismo enfoque que el relato de la historia de TOUS. El itinerario que se propone ofrece a la persona visitante una aproximación a la colección en clave de interrelacionar los objetos expuestos con los valores corporativos y los hitos más significativos de la producción de la compañía.
Si la persona visitante prefiere hacer la visita de forma libre puede acceder a los objetos de la colección y a la información técnica sobre cada uno de ellos.
El gran esfuerzo que TOUS ha realizado para desplegar este producto de comunicación corporativa no sería posible sin la capacidad de demostrar que lo que dice se sustenta en registros documentales reales, comprobables y accesibles. Esa es la función del espacio Archivo en el que la persona visitante puede acceder mediante la base de datos del Archivo Histórico a los documentos y, por tanto, al origen de las fuentes del relato de la historia de TOUS.
Como se ha explicado anteriormente, la estrategia para la automatización del proceso técnico archivístico en el proyecto TOUS HERITAGE, se ha diseñado bajo los criterios de integración, interoperabilidad y facilidad de escalado de la tecnología seleccionada dentro del marco del sistema de información de la compañía. Con ese fin se ha adoptado y adaptado la tecnología Sharepoint (Microsoft) no solo para la gestión documental sino también para el acceso y difusión al fondo (motor de búsqueda EmpathyBroker) por parte de las personas visitantes de la web. El diseño funcional ha partido, por supuesto, de estándares internacionales: clasificación (IS0 15489) y de descripción y gestión (ISAD(G) - ISAAR(CPF) - ISO 23081) y se ha optado para la difusión por la transformación a formatos estandarizados (PDF – JPEG – MP4) de los documentos originales.
En el espacio Cronología, a diferencia del espacio Historia en valores, se muestra a la persona visitante de la web los hitos de la vida de la compañía bajo una variable temporal. La cronología de TOUS HERITAGE tiene la voluntad no solo de facilitar el conocimiento y la localización de los momentos relevantes de la compañía sino también de permitir la comprensión de las tendencias de su evolución de una manera sintética y sencilla.
Espacio Rosa Oriol & Tous. En 1965, Rosa Oriol se casó con Salvador Tous. Juntos han formado una familia y han convertido la pequeña joyería familiar en una empresa global y una marca codiciada en todo el mundo.
Es imposible entender la proyección global de TOUS sin la figura de Rosa Oriol. Si alguien ha concentrado el atrevimiento en hacer las cosas de forma diferente, la agilidad, la valentía y el celo por la calidad a lo largo de su trayectoria profesional, esa ha sido Rosa Oriol.
En 2016, Rosa Oriol nos presenta, la que sin duda ha sido una de sus creaciones más especiales, el libro Rosa Oriol & TOUS, esta vez para conmemorar sus bodas de oro. Como ocurrió en 2002, con el bolso Kaos, el proceso de creativo del libro ha sido un estímulo que ha dado como resultado el proyecto y la realidad TOUS HERITAGE.
Espacio expositivo del Museo TOUS Heritage. Fondo Joyería TOUS, S.A.
Creación del espacio físico: Museo y Archivo Joyería TOUS
Con la creación del espacio físico de Museo y Archivo, TOUS da forma al espíritu de servicio de la compañía para con sus clientes, empleados y la sociedad en general. La misión de este espacio es compartir, experimentar, inspirar y sumergir a los empleados, clientes e investigadores en el pasado, presente y futuro de la compañía para mayor comprensión de esta.
Acceso al Espacio Museo y Archivo TOUS
Esa voluntad de sumergir a la persona visitante del Museo en la esencia de la compañía ha generado un minucioso diseño y planificación del espacio de representación y del relato en clave de recorrido experiencial.
En este espacio el protagonista es el objeto y el mensaje que este transmite y por ello el lugar y el espacio expositivo, a pesar de que pueden ser elementos condicionantes, no diluyan ese protagonismo. El ambiente, el mobiliario, etc. han sido diseñados específicamente para difuminarse en pro de centrar la atención de la persona visitante en el objeto y su mensaje.
La organización de la colección no se ha basado en criterios cronológicos, por producto o materia, sino que se ha apostado por la organización por valores corporativos identificados por productos icónicos de la marca. La razón, como ya se ha explicado sobradamente, es que se entiende la historia y el proceso productivo de la compañía como algo complejo e interrelacionado y los productos y acontecimientos no se pueden restringir en categorías definidas, sino que la persona visitante debería poder contextualizar el objeto en la trama de relato expositivo.
El Museo y el Archivo se han creado también para ser una herramienta de compañía en el proceso de bienvenida al nuevo empleado. Tener una visión global de la compañía, de su actividad, de sus hitos y de sus metas, permite a la persona recién incorporada entender, contextualizar y alinear las funciones que va a desempeñar y las de sus compañeros, así como a conocer lo que la compañía espera de ella.
El conocimiento de esta herramienta facilita la participación e implicación del equipo humano en el proceso de creación de nuevas ideas y productos tomando como base la riqueza de información custodia en el Museo y Archivo corporativo.
El Archivo Histórico es un recurso de compañía, es una fuente de información que produce beneficio, que está a disposición de todos empleados e investigadores y que se ha creado bajo parámetros y estándares profesionales contemporáneos y se ha integrado en el sistema de tecnologías de la información de la compañía.
